HAUT – Privatlivspolitik til medarbejdere

Som led i din ansættelse behandler HAUT personoplysninger om dig. Vi har derfor udarbejdet denne privatlivspolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler personoplysninger om dig, og hvilke rettigheder du har som registreret.

 

1.                  Den dataansvarlige

Den dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger om dig er:

HAUT
Lygten 39
2400 København NV
CVR nr.: 35686541
Hjemmeside: hautscene.dk

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på info@hautscene.dk eller telefonnummer (+45) 93 87 47 06.

 

2.                  Hvilke oplysninger behandler HAUT?

Som led i din ansættelse behandler vi følgende oplysninger om dig:

·       Kontakt- og identifikationsoplysninger, herunder navn, fødselsdato, adresse, e-mailadresse og telefonnummer, CPR-nummer, statsborgerskab og kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende

·       Arbejdsrelaterede oplysninger, herunder arbejdssted, arbejdsopgaver, stillingsbetegnelse, arbejdstid, herunder vagt- og tjenestetider, oplysninger om ansættelsesform, herunder fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår.

·       Fraværsoplysninger, herunder ferie og andet fravær, sygefravær, herunder sygdomsperioder, orlov, herunder graviditets-, barsels-, fædre-/medmororlov og oplysninger om termin

·       Personaleadministrative oplysninger, herunder portrætbillede, uddannelse og kvalifikationer, tidligere ansættelsesforhold, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter, medarbejderudviklingssamtaler, anciennitet, bedømmelser m.v., tjenstlige forseelser og advarsler, personalebedømmelser og lignende, oplysninger om dit helbred, herunder arbejdsskader og forsikringshændelser.

·       Lønoplysninger, herunder løn- og skattemæssige oplysninger, bankoplysninger og oplysninger om pensionsforhold.

Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne.
Der kan være særlige situationer, hvor vi håndterer oplysninger, der ikke fremgår af listen ovenfor.

Oplysningerne indhentes primært fra dig, men kan også komme fra offentligt tilgængelige registre og private aktører som banker og pensionskasser og fra dine ledere.

3.                  Hvad er HAUTs FORMÅL OG behandlingsgrundlag?

Vi har brug for at indsamle, anvende og opbevare personoplysninger i forbindelse med din ansættelse hos os og behandler kun disse personoplysninger til brug for administrationen af ansættelsen og i forbindelse med løsning af dine arbejdsopgaver.[MS1] 

Vi behandler personoplysninger om dig såsom navn, adresse og telefonnummer, e-mailadresse, ansættelsesvilkår, løn- og andre arbejdsrelevante oplysninger for at kunne opfylde din ansættelsesaftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, i databeskyttelsesforordningen ("GDPR").

Vi har også behov for at behandle dit CPR-nummer og dine lønoplysninger for at foretage lovpligtig indberetning til SKAT, ATP, FerieKonto, og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, jf. artikel 6, stk. 1, litra c, i GDPR, og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 2, og § 12, stk. 1.

Vi kan også behandle personoplysninger om dig for at opfylde juridiske forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra c, og artikel 9, stk. 2, litra b, i GDPR, jf. databeskyttelseslovens § 12. Det kan fx være reglerne i helbredsoplysningsloven, arbejdsmiljøloven, arbejdsskadessikringsloven, lov om sygedagpenge og ferieloven.

Vi behandler desuden personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Vi behandler fx kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende, så vi har mulighed for at kontakte den angivne kontaktperson i tilfælde af sygdom eller anden kritisk situation.

Vi offentliggør arbejdsrelaterede oplysninger om dig på vores hjemmeside, herunder portrætbillede. Da det er nødvendigt af hensyn til arbejdets karakter at offentliggøre disse arbejdsrelaterede oplysninger om dig på vores hjemmeside, er behandlingsgrundlaget for denne behandling vores legitime interesse i at skabe gennemsigtighed i HAUT samt gøre det muligt for vores samarbejdspartnere, mv. at identificere og kontakte den relevante medarbejder, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR.

Vi kan om nødvendigt behandle oplysninger om arbejdsskader, tjenstlige forseelser, advarsler, personalebedømmelser, fravær og lignende, med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR.

4.                  Modtagere af personoplysningerne

Som en del af vores personaleadministration har vi behov for at videregive personoplysninger til tredjeparter, fx i forbindelse med lønadministration.

Tredjeparter omfatter offentlige myndigheder, herunder Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP), Arbejdsmarkeds Feriefond, FerieKonto, samt SKAT og retshåndhævende myndigheder.

Tredjeparter omfatter også private virksomheder, herunder e-Boks, bankforbindelser, forsikrings- og pensionsselskaber, og i visse tilfælde advokater og finansielle rådgivere.

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.
I forbindelse med administration af din ansættelse anvender HAUT databehandlere til brug for vores regnskab, lønadministration og it. Databehandlere behandler udelukkende oplysningerne på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål.

5.                  Hvor længe opbevarer HAUT personoplysningerne?

Som udgangspunkt vil personoplysninger om dig blive slettet senest 5 år efter endt ansættelse. Opbevaringen sker, idet det er nødvendigt for at kunne fastlægge og forsvare retskrav og for at overholde vores regnskabs- og revisionsmæssige forpligtelser.

Personoplysninger om dig på hjemmesiden, herunder portrætbillede, slettes som udgangspunkt på tidspunktet for din fratræden og senest 1 måned efter ansættelsesforholdets ophør.

Din e-mail fra arbejdet vil blive opbevaret i 6 måneder, så vi kan videresende arbejdsrelaterede e-mails til dine kollegaer, hvis der er behov for det.

Personoplysninger om pårørende slettes som udgangspunkt på tidspunktet for din fratræden og senest 1 måned efter ansættelsesforholdets ophør.

6.                  Overførsler til tredjelande

Nogle af vores databehandlere kan overføre oplysninger til lande uden for EU/EØS (såkaldte tredjelande). Du kan få en kopi af det relevante overførselsgrundlag eller oplysning om, hvor det er blevet gjort tilgængeligt, ved at kontakte os.

7.                  Dine rettigheder

Ønsker du at udøve dine rettigheder som yderligere beskrevet nedenfor, bedes du anvende kontaktoplysningerne ovenfor.

Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget, ligesom du, under hensyntagen til formålene med behandlingen, har ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger. Hvis oplysningerne om dig ændrer sig og du ikke selv kan rette oplysninger, skal du informere os om det, så vi kan registrere ændringerne. Ændringerne skal oplyses uden ugrundet ophold.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig tidligere end tidspunktet for vores almindelige sletning.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger om dig begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til dataportabilitet
Hvis vores behandling af personoplysninger om dig baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.

Hvis du ønsker at bruge denne ret til dataportabilitet, kan du henvende dig til os via kontaktoplysningerne ovenfor og bede om fremsendelse af de registrerede personoplysninger fra os i et almindeligt anvendt format.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af personoplysninger om dig, når vi behandler oplysninger med hjemmel i vores legitime interesser.

8.                  Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger om dig. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.