HAUT - Privatlivspolitik til kunstnere

HAUT tager behandling af personoplysninger om dig alvorligt. Vi behandler oplysninger om dig, når du som kunstner søger om og indgår en aftale om residency med os. Vi er forpligtet til at beskytte personoplysningerne om dig, og til at informere dig om behandlingen ifølge databeskyttelsesforordningen ("GDPR").

Vi har derfor udarbejdet denne privatlivspolitik, der informerer om, hvordan vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med residencies.
 

 

1.                  Den dataansvarlige

Den dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger om dig er:

HAUT
Lygten 39
2400 København NV
CVR nr.: 35686541
Hjemmeside: www.hautscene.dk

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på info@hautscene.dk eller telefonnummer (+45) 93 87 47 06.
 

2.                  Hvilke oplysninger behandler HAUT?

I forbindelse med din ansøgning behandler vi følgende oplysninger om dig:

·       Dit navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer og e-mailadresse

·       Oplysninger i din ansøgning og bilag, fx kvalifikationer, CV og uddannelse, karakterer og kursusbeviser, udtalelser fra referencer og evt. billede

Hvis vi indgår en aftale om residency, vil vi behandle følgende yderligere oplysninger:

·       Oplysninger til brug for løbende administration og sagsbehandling i forbindelse med kunstnerkontrakter om residency, herunder oplysninger i ansøgning, portrætbillede, øvrige billeder, statsborgerskab, opholdssted og indkvartering, honorar- og diætforhold, oplysninger af relevans for udbetalinger, herunder bankoplysninger, uddannelse, kurser og kvalifikationer, evt. sygdom

·       CPR-nummer

·       Helbredsoplysninger, hvis det er relevant

3.                  Hvad er HAUTs formål og behandlingsgrundlag?

Formålet med behandlingen af personoplysninger om dig i forbindelse med din ansøgning er at vurdere dine kvalifikationer med henblik på at vurdere, om vi kan tilbyde dig et residency. Det gør vi på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere ansøgningerne, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR.

Hvis vi tilbyder dig et residency, vil vi behandle personoplysninger om dig en række yderligere formål.

Vi behandler personoplysninger om dig med henblik på at overholde vores kontrakt, herunder at kommunikere med dig og udbetale honorar, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR.

Vi offentliggør oplysninger om vores samarbejde om dit residency på vores hjemmeside og sociale medier, herunder portrætbillede af dig. Det gør vi for at forfølge vores legitime interesse i at markedsføre HAUT og skabe opmærksomhed om de residencies, HAUT tilbyder, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR.

I forbindelse med indberetning til SKAT behandler vi personoplysninger om dig for at opfylde vores forpligtelser ifølge skattelovgivningen, jf. artikel 6, stk. 1, litra c, i GDPR, samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Vi kan om nødvendigt behandle oplysninger relateret til ansvarsforsikring med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR. 

4.                  Modtagere af personoplysningerne

Vi deler oplysningerne i din ansøgning og bilag med en co-kurator, som hjælper os med at vurdere din ansøgning om residency. Du kan se navnet på co-kurator i opslaget om Open Call.

Hvis vi indgår en aftale om residency, har vi som led i samarbejdet behov for at videregive oplysninger om dig til offentlige myndigheder, herunder SKAT.

Vi kan også videregive oplysninger om dig til vores rådgivere, herunder finansielle og juridiske rådgivere.

I forbindelse med administrationen af dit residency, er det nødvendigt at vi deler personoplysninger om dig med private virksomheder. Det kan fx være i forbindelse med vores booking af ophold og transport til dig, eller vores koordinering med sparringspartnere, teatre og andre kunstinstitutioner som led i dit residency.

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.

I forbindelse med administrationen af dit residency benytter HAUT databehandlere til regnskab og it. Databehandlere behandler udelukkende oplysningerne på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål.

5.                  Hvor længe opbevarer HAUT personoplysningerne?

Hvis vi ikke kan tilbyde dig et residency, sletter vi din ansøgning efter 6 måneder. Vi opbevarer oplysningerne for at kunne dokumentere en saglig udvælgelsesproces.

Hvis vi indgår en aftale om residency, opbevarer og sletter vi oplysninger i overensstemmelse med følgende slettefrister:

·       Vi sletter som udgangspunkt oplysninger i din ansøgning og bilag 3 måneder efter kontraktens ophør.

·       Vi sletter portrætbilleder af dig hurtigst muligt og senest ved udgangen af sæsonen, hvor du har dit residency. Vores sæson går fra 1. juli-30. juni året efter. Opbevaringen i sæson sker for at kunne promovere vores samarbejde i den relevante sæson.

·       Oplysninger om kontrakten slettes som udgangspunkt 3 år efter kontraktens ophør.

·       Regnskabsmateriale slettes dog først 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. 

·       Billeder, film og forklarende tekst på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke.

·       Billeder taget som led i projektets udførsel, som HAUT har frikøbt, slettes som udgangspunkt ikke.

6.                  Overførsler til tredjelande

Nogle af vores databehandlere kan overføre oplysninger til lande uden for EU/EØS (såkaldte tredjelande). Du kan få en kopi af det relevante overførselsgrundlag eller oplysning om, hvor det er blevet gjort tilgængeligt, ved at kontakte os.

7.                  Dine rettigheder

Ønsker du at udøve dine rettigheder som yderligere beskrevet nedenfor, bedes du anvende kontaktoplysningerne ovenfor.

Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget, ligesom du, under hensyntagen til formålene med behandlingen, har ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger. Hvis oplysningerne om dig ændrer sig og du ikke selv kan rette oplysninger, skal du informere os om det, så vi kan registrere ændringerne. Ændringerne skal oplyses uden ugrundet ophold.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig tidligere end tidspunktet for vores almindelige sletning.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af personoplysninger om dig begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til dataportabilitet
Hvis vores behandling af personoplysninger om dig baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.

Hvis du ønsker at bruge denne ret til dataportabilitet, kan du henvende dig til os via kontaktoplysningerne ovenfor og bede om fremsendelse af de registrerede personoplysninger fra os i et almindeligt anvendt format.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af personoplysninger om dig, når vi behandler oplysninger med hjemmel i vores legitime interesser.

8.                  Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger om dig. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.